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Documentacion de archivo

15/07/2021

Se incluyó en el reglamento interno del Concejo la conservación de documentación de archivo

El marco legal instaurado de acceso a la información pública y a nuevas tecnologías, promueve la prestación de nuevos servicios por parte de las reparticiones del estado al vecino, y una mayor participación, lo que conlleva un uso y abuso de fotocopias que no son destruidas una vez que perdieron su utilidad, situación que genera el colapso de espacios físicos en los que se trabaja de forma dificultosa, y obstruye el acceso a documentos de interés.

La progresiva participación de los ciudadanos en la vida legislativa ha provocado un incremento exponencial en la producción de documentos en los últimos años, por lo que resulta imperante instituir un procedimiento destinado a la eliminación responsable de todos aquellos documentos de los que haya caducado su valor jurídico, informativo e histórico, una vez que concluyó su trayecto administrativo.

Por los motivos antes expuestos, se presentó la propuesta de modificar el Reglamento Interno aplicable al Concejo Deliberante, con el objetivo de operativizar el funcionamiento del mismo, para lo que resulta imperativo contar con un marco legal unificado que regule el procedimiento de conservación, archivo y expurgo de la documentación.

El Presidente del Concejo, Claudio Pinilla, expresó “Este proyecto surge con la necesidad de poder actualizar el archivo, que además no tenía un marco legal. Esto le viene a dar una legalidad a esta área tan importante para el Concejo donde se guarda toda la documentación y además permite realizar el expurgo para eliminar toda la documentación que ya no es necesario tener en papel, pero sí va a quedar una copia digital en la Casa Legislativa. Hoy, en el espacio donde está ubicado el archivo ya no queda lugar para poder seguir guardando documentación y por eso se comienza a trabajar ya en la selección de documentación para expurgar en el mes de marzo".

Tras ser sometido a tratamiento fue aprobado por unanimidad del cuerpo legislativo y se dio aviso al Ejecutivo municipal.

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